===================================================

Projekt Programu (software) do

obsługi Zamówień Publicznych

===================================================

Szanowni Developerzy, Projektanci Software oraz Drodzy Czytelnicy,

W życiu zawsze staram się być "konkretnym człowiekiem", tzn. staram się, aby nie przeznaczać cennego czasu na nieuzasadnione, wylewne opisywanie czegoś, co może być skompresowane do kilku zdań - a co nadal przekazuje sens i treść myśli, o którą chodzi autorowi. Dlatego też zachęcam do zapoznania się z poniższym treściwym i mam nadzieję pozbawionym bezcelowego przedłużania projektem. Cenię i Wasz czas i swój. Cenię ludzi, którzy zbędnie nie marnują czasu innych dlatego sam staram się, aby wszystko co piszę był możliwie jak najbardziej treściwe.

Tak się składa, że jednym z licznych moich zamiłowań jest różnorakie oprogramowanie - czyli "dusza" komputera. Niestety sam przeznaczyłem swoją młodość (pomiędzy 20-30 rokiem życia) na zupełnie inne dziedziny życia i nie miałem możliwości zostania programistą.

Chciałbym jednak, aby ktoś z Państwa, jeśli posiada firmę software'ową lub możliwości zainteresował tym projektem kogoś, kto zechciałby przekuć ów projekt w realny program.

Pracując przy organizacji Zamówień Publicznych zorientowałem się, jakie dane i jaki program jest konieczny do stworzenia narzędzi, które usprawniłyby i przyspieszyłyby proces tworzenia oferty składanej przez przedsiębiorstwa.

Zachęcam do zapoznania się z moim projektem i jeśli zainteresuje Państwa taki projekt - chętnie podejmę aktywną współpracę przy jego tworzeniu.

Oczywiście jak przy każdym moim projekcie/pomyśle również tutaj zaznaczam, że NIE mam pojęcia, czy tego typu programy istnieją na polskim rynku. Nie korzystałem przy tworzeniu niniejszego projektu z ŻADNEGO ewentualnie istniejącego programu, pomysłu - wszystko jest absolutnie moim pomysłem "od A do Z". Ponieważ nie miałem uprzednio nigdzie możliwości realizowania jakiegokolwiek projektu software - wszystko muszę więc tworzyć niejako od nowa, dlatego proszę o ewentualną wyrozumiałość zaawansowanych developerów-programistów, którzy będą czytać poniższy projekt, jeśli mój projekt będzie zawierał kolejność odmienną od nieznanych mi dzisiaj standardów, bądź też będzie miał jakieś elementy niewystarczająco dopracowane, bowiem widzieć coś przed oczami i w umyśle to jedno - a przelać to na papier lub ekran komputera to zupełnie inna sprawa.

Dominik Myrcik

Boronów, 15 marca 2010

===================================================

[Kliknij na rysunek, aby zobaczyć jak ma wyglądać program]

Rys. Mój przykładowy wygląd okna Programu - jest to tylko przykład, proszę nie przywiązywać zbyt wielkiej wagi do powyższego hipotetycznego wyglądu - a do zadań i celów dla jakich program jest pomyślany. Wiadomo przecież, że wygląd, rozmieszczenie okien, ikon, modułów można dowolnie zmieniać.

Przeznaczenie programu.

Celem programu, który Państwu przedstawiam jest maksymalna możliwa automatyzacja, przyspieszenie, segregowanie i archiwizowanie dokumentacji przetargowej, która czasem sięga kilkuset megabajtów, zawierając cenne dane. Powracanie do zamkniętych przetargów i sięganie wstecz po najdrobniejszą informację jest kłopotliwe - teczki z dokumentami puchną w zastraszającym tempie, jeśli firma składa oferty do dużej ilości przetargów. Program, jaki Państwu proponuję najważniejsze informacje miałby dostępne tylko po 1 kliknięciu na dany przetarg, a przede wszystkim, program miałby bardzo ważną zaletę: każdy miałby wgląd w bazę danych, co w przypadku tak ważnego działu w przedsiębiorstwie czasem okazuje się kluczową sprawą - co bowiem w sytuacji, kiedy takim działem zajmuje się jedna osoba - a druga tylko chwilowo ją zastępuje i nagle potrzebuje wyszukać newralgiczne dane?

Przygotowanie oferty przetargowej jest stresogenne, męczące i wymagające olbrzymiego skupienia. Bardzo łatwo można popełnić błąd poprzez rutynę lub niedokładne zapoznanie się z dokumentacją. Ten program odciąża pracownika, jego umysł przynajmniej w kontekście przymusu pamiętania o szczegółach przetargu - to program przejmuje funkcje niepotrzebnie obciążające pracownika.
 

ZALETY PROGRAMU:

• Wyraźna oszczędność czasu (czas dotarcia do informacji)
   
• Znaczne ułatwienie organizacji przetargu
   
• Posegregowanie i archiwizacja przetargów
   
• Skrócenie czasu przygotowania przetargu (co oznacza, że dana osoba przygotowująca przetarg może ich przygotować więcej w 1 dniu roboczym)
   
• Migrowanie stanowiska pracy na pozostałe stanowiska - to znaczy w przypadku różnych okoliczności program mogą obsłużyć osoby niezwiązane z działem przetargów - stąd też dostęp do podstawowych informacji i dalsze funkcjonowanie firmy nie jest zakłócone
   
• Prostota, funkcjonalność, modułowość - oto źródło sukcesu
   
• Przyjazny i prosty interface
   
• Gotowe wzory dokumentów i pism - kolejna oszczędność czasu
   
• WAŻNĄ zaletą programu jest, że posiada on w sobie użyteczne moduły, które same w sobie mogą być pod-programami.
   
• Program daje szefowi kontrolę i wgląd w stan przetargów - daje narzędzie do planowania, czerpania informacji.
  
  
  
  WADY
   
• Konieczność przeznaczenia do kilkudziesięciu minut pierwszego skonfigurowania programu (ustawienie folderów, dokumentów, wzorów, ikon, narzędzi)
  
   

Funkcje.
 

Po uruchomieniu program ma wyświetlać standardową belkę z narzędziami znanymi z innych programów (np. menu Plik, Edycja, Narzędzia, itd. itp). Pod belką główną, znajduje się okno właściwe z posegregowanymi przetargami - najwyżej znajduje się najbardziej ostatni przetarg, poniżej przedostatni itd. Pomiędzy belką z podstawowymi ogólnie znanymi narzędziami a listą przetargów - znajduje się zestaw narzędzi w formie dużych ikon - do których dostęp jest możliwy tuż po otwarciu programu - np. użytkownik ustawia sobie ikonę "Oświadczenie 22 ust. 1" - po kliknięciu automatycznie otwiera się dokument gotowy do wydruku. Takich samodzielnie ustawianych ikon może być nawet kilkadziesiąt - jednak po ich skonfigurowaniu praca potem jest szybka i łatwa.

Program po jego uruchomieniu - takie jest założenie - ma w jak najkrótszym czasie udostępnić jak najwięcej informacji - bez "grzebania" w dokumentach.

Informacje, jakie uzyskuje użytkownik tuż po uruchomieniu programu:

• Tytuł i podstawowe dane o przetargu (dane organizatora itp)
• Lista ostatnich przetargów (zależna od rozdzielczości ekranu i wielkości czcionki)
• Wpłacone/otrzymane wadia [uzupełniane przez użytkownika]
• Kierownicy budowy i uprawnienia [uzupełniane przez użytkownika]
• Dostęp do folderu z dokumentami danego przetargu
• Data ogłoszenia/zakończenia przetargu [uzupełniane przez użytkownika a częściowo automatycznie jeśli jest moduł pobierania ofert]
• Strona www przetargu [uzupełniane przez użytkownika lub automatycznie, jeśli jest moduł pobierania ofert]
• Wyniki przetargu [uzupełniane przez użytkownika]
• Cena ofertowa netto, brutto, vat [uzupełniane przez użytkownika]
• Przetarg wygrany/przegrany/oferta odrzucona
• Adnotacje inne dotyczące szczególnych okoliczności przetargu
• Dostęp do modułów programu
• Maszyny/urządzenia

Pozornie może się rodzić pytanie - gdzie ta automatyzacja, skoro większość danych należy wpisać ręcznie? Otóż takie dane i tak należy prowadzić dla zapewnienia odpowiedniej dokumentacji i prawidłowości procesu składania ofert - a czasem wraca się do danego przetargu kilkakrotnie - np. podczas odpowiedzi na wezwania do uzupełnienia dokumentów lub podczas stopniowego uzupełniania dokumentacji przetargowej (czasem przetarg przygotowuje się kilka dni). Do przetargu wraca się najczęściej po upływie roku - kiedy ogłaszany jest niemal identyczny przetarg (np. remonty cząstkowe nawierzchni jezdni, albo coroczne konserwacje), albo chce się sprawdzić formularz cenowy - jeśli ktoś z czytających te słowa zaczyna wątpić, czy aby na pewno ten program usprawni proces ofert i obsługi Działu Przetargów w danym przedsiębiorstwie, odpowiadam: TAK - wystarczy tylko znać kogoś, kto pracował przy przetargach.

Moduły programu.

Moduły to inaczej bardzo rozbudowane funkcje programu, dodatkowe elementy, które same w sobie mogłyby być mini-programami. Jednym z najważniejszych modułów - i tu zapewne zaskoczę Czytelnika - jest moduł konwertujący PDF na dokument! Bez tego elementu ani rusz! TAK. Właśnie taka mała rzecz - a jej brak jest poważną kulą u nogi. Omówmy więc podstawowe moduły tego Programu, który w przyszłości może usprawnić pracę Działu Przetargów.

1) Moduł konwertera dokumentów. Bez posiadania dobrej klasy konwertera dokumentów z PDF na dokument lub arkusz kalkulacyjny jesteśmy skazani na totalną porażkę: bardzo wielu Zamawiających, czyli organizatorów przetargu, szczególnie Urzędy Gmin tworzą dokumenty w formacie PDF - które niestety trzeba wypisywać ręcznie - tak, w XXI wieku przygotowanie niektórych przetargów należy wypisać ręcznie, co zajmuje około 50-70% więcej czasu od przetargu przygotowanego komputerowo. Problem polega na tym, że darmowe konwertery tego typu niezbyt dobrze radzą sobie z polskimi znakami i formularzami w postaci tabel, wykresów, etc. Tego typu konwerter musi być koniecznie wbudowany w w Program - moduł musi być łatwy w obsłudze i mieć możliwość konwertowania wszystkich dokumentów w danym katalogu (opcja: pojedynczy plik lub katalog).  Przekonwertowany dokument musi bardzo wiarygodnie odzwierciedlać oryginał. Dobrze byłoby, aby taki konwerter miał też moduł konwertowania nowego formatu *.docx - z Office 2007 - gdyż wiele komputerów posiada jeszcze starsze wersje pakietu. Można co prawda ściągnąć darmowy konwerter, oficjalny dostępny na stronie producenta - ale program ma być prosty w obsłudze - użytkownik powinien być niezależny.

2) Moduł wadium - bardzo przydatna funkcja - moduł taki ma pokazać przede wszystkim wpłacone wadia oraz zwroty wadiów - a także bilans wadium wraz z zaznaczonymi przetargami, z których jeszcze nie zwrócono wadium. Jedno kliknięcie w moduł - i mamy całą listę pełną informacji: ile wadiów zostało wpłaconych, z jakiego przetargu jeszcze nie odesłano wadium, bilans wadiów [wpłacono/zwrócono] wraz z datami. Dane będą systematycznie uzupełniane przez użytkownika.

3) Moduł danych statystycznych - będzie uwzględniał, kto wygrał dany przetarg, jaka była różnica w cenie, ilu było startujących. Wykresy mogą też być prezentowane graficznie.

4) Moduł przypominacza/lista zadań - będzie Nam przypominał, że mamy dokończyć dokumentację przetargową, przypominał sprawdzenie strony www przed złożeniem oferty (połączy się z witryną). Będzie Nam przypominał, co musimy dzisiaj zrobić a co sobie zaplanowaliśmy wcześniej (wyświetli się lista zadań), np.: "Dokończyć przetarg 'Budowa drogi w Katowicach'. Ukaże się lista zadań do dokończenia, np.: wypełnić formularz ofertowy, uzupełnić harmonogram, podpisać ofertę. Czasem przygotowuje się kilka ofert przetargowych dziennie - zapisywanie wszystkiego na żółtych karteczkach bywa uciążliwe - byłoby wskazane, aby Program pamiętał i pokazywał Nam listę zadań. Moduł lista zadań - dostępny po kliknięciu danego przetargu lub jako pod-menu po kliknięciu prawym klawiszem myszy. Najważniejszą funkcją przypominacza ma być zaprogramowanie dat wygaśnięcia najważniejszych dokumentów potrzebnych do przetargu: Wpisu do rejestru ewidencji działalności gospodarczej, informacji KRK, informacja o niezaleganiu ZUS i Urzędu Skarbowego, ubezpieczenia cywilnego itd. Program sam przypomni, że np. "za miesiąc upływa termin zaświadczenia o zdolności kredytowej" - Program będzie miał zapisane do kogo się zgłosić i jak zareagować aby uzupełnić dokumenty - oczywiście uprzednio wcześniej to zaprogramujemy.

5) Wyszukiwarka - kolejne przydatne narzędzie. Wyszukanie informacji lub konkretnego przetargu za pomocą: nazwy przetargu, daty przetargu, nazwy zamawiającego.

6) "Przypisz do..." - moduł ten to moduł ogólny, dostępny w każdej funkcji programu - jakikolwiek dokument tworzony dla danego przetargu, będzie automatycznie kopiowany do katalogu z danym przetargiem. W przypadku otwarcia programu w menu głównym - po kliknięciu na np. "dokumenty kierownika budowy" program zapyta nas, do jakiego przetargu przypisać dany dokument - wtedy program stworzy dany dokument (czasem zdarza się, że Zamawiający nie załącza niektórych dokumentów do przetargu). Jeśli natomiast mamy już taki dokument stworzony, to po kliknięciu w daną funkcję/moduł - Program otworzy dany dokument uprzednio przypisany konkretnemu przetargowi. W praktyce po kliknięciu na dany przetarg, zostanie on podświetlony - wtedy po kliknięciu ikony dokumentu (na przykład): "Zgoda kierownika budowy" - albo program wykryje, że taki dokument został już przypisany temu przetargowi, wtedy otwiera ów dokument - albo jeśli nie został, prosi Nas o wskazanie pliku, w którym się znajduje, lub tworzy nowy dokument z uprzednio wskazanego szablonu i po edycji zapisuje już owy dokument do danego przetargu.

7) Moduł informacji o maszynach i urządzeniach - Bywa, że do przetargu potrzebne są parametry techniczne wielu urządzeń technicznych (rok produkcji, szczegółowe parametry takie jak szerokość, wydajność, pojemność, ilość, typ) - w tym module tworzymy bazę naszych maszyn i ich parametrów i wygodnie dodajemy do przetargu. Ponieważ owe dane tak czy owak musimy wpisać ręcznie do formularza ofertowego lub załącznika oferty przetargowej, wymyśliłem specjalnie wygodny "chwytak" - który pozwoli ergonomicznie korzystać z tego modułu.

8) Moduł bazy danych o kontrahentach, bazie teleadresowej i bazie producentów - stopniowe aktualizowanie takiej bazy może okazać się czasem bezcenne - wyobraźmy sobie, że musimy wycenić nietypowy element do przetargu - żmudne wyszukiwanie w internecie zajmuje czas - kiedy mamy już swoją bazę - wystarczy tylko z niej skorzystać - to narzędzie przyda Nam się, kiedy występujemy z kimś w konsorcjum, kiedy musimy wycenić jakiś nieznany Nam element, a musimy znać precyzyjną cenę - wtedy tylko wracamy do bazy danych i mamy dane, oferta której firmy była najtańsza, co wyceniali i do jakiego przetargu, z jakiego województwa/okręgu, oraz wszelkie konieczne Nam dane, które sami sobie uaktualnimy.

9) [Opcjonalnie] Moduł uaktualnień ogłoszeń o przetargach - moduł ten, ze względu na jego ewentualne załączenie do programu musi być dobrze przemyślany, gdyż wprowadza daleko idące zmiany w projekcie programu (moduł ten rozwiązałby wiele problemów i znacznie ułatwił pracę w programie - jednocześnie powoduje ów moduł drastyczną zmianę w funkcjonowaniu i powiązaniach programu - co podnosi koszt zaprojektowania programu, czas konieczny do jego zaprojektowania - co z kolei wymusza końcowe podniesienie ceny). Należy zaznaczyć, że moduł ten wydatnie przyczyniłby się do rozwiązania wielu problemów, znacznie ułatwił pracę, ergonomię, ekonomię - jednak tutaj konieczna jest świadomość: coś-za-coś. Albo program do przetargów bez tego modułu - albo większe koszty zakupu i funkcjonowania programu. Istnienie tego modułu wymusza bowiem "postawienie" co najmniej kilku niezależnych serwerów, do których Program będzie się łączył i pobierał najnowsze bazy z danymi o przetargach, moduł będzie posiadał oczywiście filtr, który wyeliminuje niepotrzebne przetargi a tylko te, które Nas interesują. Innym wyjściem z tej sytuacji jest nawiązanie współpracy z istniejącymi już bazami danych o przetargach - po prostu wykupienie stałego pakietu pobierającego. Różnica w funkcjonowaniu programu posiadającymi ów moduł a bez niego jest gigantyczna: w wersji programu bez modułu wszystko musimy wpisywać ręcznie - w wersji z modułem tytuł przetargu, kwota wadium oraz inne dane są na bieżąco aktualizowane.